- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

9. Dezember 2019 – Sichtwerk

Steuertipps aus der Praxis #5: Archivierung von elektronischen Rechnungen

E-Rechnungen sind Rechnungen, die Sie digital, also per Email oder per Abruf aus einer Datenbank zum Download erhalten.

Steuertipps aus der Praxis #5: Archivierung von elektronischen Rechnungen 1

Inzwischen versenden zahlreiche Unternehmen Ihre Rechnungen ausschließlich per Email, eine Wahlmöglichkeit besteht mitunter schon gar nicht mehr. Auch bei Online-Plattformen wie Amazon wird die Rechnung dem Käufer grundsätzlich per Email als PDF versandt.

Was viele Unternehmer jedoch nicht wissen: Sofern diese Rechnungen betrieblich verbucht und damit Teil der Buchhaltung werden, unterliegen sie strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten.

Haben Sie Fragen zu diesem oder einem anderen Steuerthema? Unsere Steuerberater in Rosenheim, Prien und München unterstützen Sie gerne!


Wir helfen Ihnen gerne bei Ihrer Buchhaltung und der Archivierung elektronischer Rechnungen!

Kontaktieren Sie dazu einfach unsere Standorte in Ihrer Nähe:

  • Steuerberater Rosenheim
  • Steuerberater Prien
  • Steuerberater München

ARCHIVIERUNG VON ELEKTRONISCHEN RECHNUNGEN

Archivierung von elektronischen Rechnungen

Es genügt lt. den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung (kurz GoBD) nicht, elektronisch erhaltene Rechnungen auszudrucken und in Papierform im Buchhaltungsordner aufzubewahren!

Grundsätzlich gilt, dass auch E-Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Hinzu kommt aber: E-Rechnungen sind für diese Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher zu archivieren.

Das bedeutet, Sie müssen zwingend in dem Dateiformat archiviert
werden, in dem sie eingegangen sind. Die Dateien müssen zudem während dieser Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein und bleiben.

WICHTIG BEI DER ARCHIVIERUNG

Eine Archivierung der E-Rechnung als Datei in Ihrem Email-Postfach oder in den (gerne auch strukturierten) Ordnern Ihres eigenen Windows-Explorers reicht nicht aus, um diese revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

Die Archivierung hat in Form eines digitalen Dokumentenmanagementsystems zu erfolgen, da nur dann die Nachvollziehbarkeit von Änderungen GOBD-konform gewährleistet ist.

Es gibt hierzu zwei Meinungen: Sie können natürlich versuchen, von Ihrem Rechnungsaussteller wieder Rechnungen in Papierform per Post zu erhalten. Dies wird vermutlich nur in wenigen Fällen vollumfänglich gelingen.

Dies ist jedoch nicht unser Beratungsansatz und nicht in die Zukunft gedacht. Denn es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis sich der digitale Rechnungsversand durchgesetzt hat.

Unser präferierter Vorschlag an Sie ist, sich mit den Möglichkeiten und Nutzen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems zu befassen. Gerne können wir Ihnen Wege aufzeigen, wie Sie kostensparend und praktisch eine revisionssichere Aufbewahrung verwirklichen können.

Welche Möglichkeiten es hier gibt, welche technischen Voraussetzungen für eine solche Umstellung erfüllt sein müssen und was in Ihrem Unternehmen überhaupt Sinn ergibt, kann Ihnen unser spezialisierter Mitarbeiter Herr Daniel Laus praxisnah erläutern.

Daniel Laus (Organisationsberater EDV)

Telefon: + 49 (0) 8035 9683-306

Mail: laus.daniel@im-sichtwerk.de