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10. Februar 2020 – Sichtwerk

Steuertipps aus der Praxis #11: Aufgaben prorisieren

Zur sinnvollen Planung anstehender Aufgaben ist es wichtig, diese zu priorisieren. Dies bedeutet, vor jeder Aufgabe zu entscheiden, ob sie wichtig, dringend oder unter Umständen beides ist. Oder vielleicht auch beides nicht ist.

aufgaben prorisieren

Oft passiert dies unterbewusst und wir entscheiden spontan oder aus dem Bauch heraus, was wir als nächstes tun. Jedoch tun wir oft auch das, was wir tun wollen. Dies deckt sich mitunter nicht mit dem, was wichtig oder dringend wäre und wir eigentlich tun sollten oder müssten.

Haben Sie Fragen zu diesem oder einem anderen Steuerthema? Unsere Steuerberater in Rosenheim, Prien und München unterstützen Sie gerne!

AUFGABEN PRIORISIEREN MIT DEM EISENHOWER-PRINZIP

Eine objektivere und effiziente Planung wird am besten nach dem EISENHOWER-Prinzip durchgeführt. Hierbei werden die anstehenden Aufgaben in vier Quadranten aufgeteilt:

DRINGEND UND WICHTIG = NOTFALL

Hier müssen wir sofort aktiv werden, ansonsten müssen wir die Konsequenzen tragen. Diese Aufgaben werden nicht geplant. Diese Aufgaben ereilen uns: Entweder als Schicksal oder weil wir im Quadranten der Qualität zu wenig sorgfältig waren.

Menschen, die diese Aufgaben langfristig nicht unter Kontrolle bekommen, brennen durch den ständigen Druck und den akuten Handlungsbedarf wortwörtlich aus.

WICHTIG, ABER NICHT DRINGEND = QUALITÄT

Hier können wir langfristig und vorbeugend denken. Qualitäts-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für uns wichtig sind – die Sie aber nicht von heute auf morgen erledigen müssen.

Dieser Quadrant ist der heilige Gral zum wahren Selbst- und Zeitmanagement und damit zur höchsten Effektivität.

DRINGEND, ABER NICHT WICHTIG = TÄUSCHUNG

Diese Aufgaben sind höchstens drängend oder für andere Personen wichtig. Diese anderen Personen denken zwar, dass diese Aufgaben wichtig sind, bei näherer Betrachtung stellt sich jedoch oft heraus, dass diese Aufgaben wichtig und dringend für die Agenden und Prioritäten Anderer sind, nicht für die eigenen.

Die Gefahr ist groß, dass wir glauben, es handelt sich um einen Notfall. Tätigkeiten, die zwar dringend und schnell erledigt werden müssen, im Grunde jedoch nicht wichtig sind, werden delegiert.

Wenn Sie solche Aufgaben persönlich abarbeiten müssen, sollten Sie einen festen Zeitblock dafür einplanen und sich in dieser Zeit nicht ablenken lassen.

UNWICHTIG UND NICHT DRINGEND = VERSCHWENDUNG

Diese an sich wenig zielführenden Tätigkeiten sind bestenfalls Füllmasse unserer täglichen Arbeit. Stellen Sie sich die Frage: Was würde passieren, wenn ich das Geforderte nicht tue?

Lautet die Antwort: „Vermutlich nichts“ – weg damit. Und landet einmal versehentlich eine wichtige Aufgabe im Papierkorb, wird Sie jemand daran erinnern.

IHR ZIEL: SETZEN SIE DEN FOKUS AUF DEN QUADRANTEN DER QUALITÄT

Wenn die Wichtigkeit im Zentrum steht und noch mit einem langfristigen Blick, dann muss man zuerst wissen, was man will: Was ist denn das Wichtigste in meinem Leben bzw. bei meiner Arbeit?

Wenn wir uns gut vorbereiten, wenn wir vorbeugend tätig werden, wenn wir planen und wissen, was wir wollen und was unsere Werte sind, dann werden viele Aufgaben und Probleme gar nicht mehr zu dringenden Aufgaben und Problemen.

Der NOTFALL-Quadrant wird natürlich nie verschwinden, aber man kann anstreben, ihn so klein wie möglich zu halten.

DIE QUALITÄT IHRES TUNS ENTSCHEIDET SICH IN DEN WICHTIGEN AUFGABEN!