- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

27. Januar 2020 – Sichtwerk

Steuertipps aus der Praxis #8: Digitale Buchführung – Fit für die Zukunft

Die Technik macht auch im Bereich der Buchführung nicht Halt. Wir vermuten, dass es den klassischen Buchhaltungs-Pendelordner, wie Sie und wir ihn seit Jahrzehnten gewohnt waren, mittel- bis langfristig nicht mehr geben wird.

Dies ist zwar eine sehr kühne Aussage, beschreibt den Trend zur Digitalisierung aber treffend. Auch bei uns im SICHTWERK haben im Jahr 2016 wieder zahlreiche Mandanten auf eine digitale Belegbuchhaltung umgestellt und sich vom Papier größtenteils getrennt. digitale Buchführung

 

Haben Sie Fragen zu diesem oder einem anderen Steuerthema? Unsere Steuerberater in Rosenheim, Prien und München unterstützen Sie gerne!

Was ist digitale Belegbuchhaltung eigentlich?

Sie als Steuerpflichtiger übermitteln sämtliche für die Buchhaltung wichtigen Belege an Ihren Steuerberater papierlos – digital als Datei.

Im SICHTWERK verarbeiten wir diese digitalen Belege und stellen die Buchhaltung so auf, dass bei einer Betriebsprüfung der Prüfer lediglich eine CD benötigt, auf der die Buchungen und die digitalen Belege gespeichert sind.

Wie sieht das in der Praxis aus?

● Bankkontoumsätze erhalten wir von den Rechenzentren der DATEV per Vereinbarung mit Ihrer Bank.

● Eingangsrechnungen werden von Ihnen gescannt und automatisch als pdf-Datei in einem Dateiordner gespeichert, auf den nur wir zugreifen können. Hinweis: Fordern Sie Ihre Lieferanten und Auftraggeber auf, Ihnen Rechnungen per Email zuzusenden, dann entfällt für Sie das Scannen.

● Ausgangsrechnungen können regelmäßig aus dem Rechnungsprogramm per Schnittstelle in die Buchhaltung eingelesen werden.

● Die Kasse wird in einem speziellen Kassenbuch- Programm im PC erfasst.

● Barbelege werden zusammengefasst gescannt oder fotografiert und ebenfalls in Dateiordnern abgelegt.

Was bringt mir eine digitale Buchhaltung?

● Ihre Belege bleiben im Haus und Sie haben stets Zugriff darauf

● Das Zusammenstellen des Buchhaltungsordners entfällt

● Logischer nächster Schritt ist die Vernichtung aller in digitaler Form archivierten Papierunterlagen. Dadurch entfallen Ihre Archivierungskosten während der zehnjährigen Aufbewahrung.

Kann ich den Buchhaltungsordner in bewährter Weise bringen?

Sie können selbstverständlich in der bewährten Weise mit Ihrer Buchführung fortfahren. Die Umstellung ist kein Muss. Es gibt auch Buchhaltungen, die nicht für eine Umstellung geeignet sind.

Wie gehe ich eine Umstellung an?

Am besten besprechen wir dies in einem gemeinsamen Termin. Wir prüfen die derzeitigen (Rechnungs-) Prozesse und erläutern die möglichen Änderungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, wie z. B. das Ausstellen einer sogenannten Verfahrensdokumentation.

Viele Mandanten nehmen die Umstellung zum Anlass, das Thema „Datensicherheit und Datenschutz im Unternehmen“ auf professionelle Beine zu stellen.

Der wichtigste „Veränderungsprozess“ findet jedoch bei Ihnen und Ihren Buchhaltungsverantwortlichen im Kopf statt:

Ist Ihre Einstellung zu einer Umstellung positiv, steht auch der Umsetzung nichts im Wege.