Zur Abmilderung weltweit steigender Verbraucherpreise erhalten alle Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Arbeitnehmern steuer- sowie beitragsfrei in der Sozialversicherung eine Sonderzahlung von bis zu 3.000 EUR zukommen zu lassen.

Dies betrifft alle Berufsgruppen. Bei der Gewährung der Sonderzahlungen sind jedoch bestimmte Kriterien zu beachten, wie z. B. die Zusätzlichkeitsvoraussetzung oder arbeitsrechtliche Gesichtspunkte in Bezug auf das Gleichbehandlungsgebot.

Die Prämie kann auch in Form einer Sachleistung gewährt werden (z. B. Gutschein, Fahrrad, Smartphone, Tablet).  

Voraussetzungen für die Inflationsausgleichsprämie:

Um von der steuerfreien Inflationsausgleichsprämie in § 3 Nr. 11c EStG profitieren zu können, muss

1. der Arbeitgeber einem seiner Arbeitnehmer
2. zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
3. bis zum 31.12.2024
4. zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise
5. Zuschüsse oder Sachbezüge
6. bis zu einem Höchstbetrag von 3.000 Euro zuwenden und
7. im Lohnkonto aufzeichnen (§ 41 Abs. 1 S. 3 EStG)

Die einzelnen Voraussetzungen werden im Folgenden kurz dargestellt.

1. Auszahlung durch einen Arbeitgeber an einen seiner Arbeitnehmer

Die steuer- und beitragsfreie Inflationsausgleichsprämie kann nur von einem Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer gezahlt werden. Unerheblich ist es dabei, ob sie in Voll- oder Teilzeit beschäftigt werden. Begünstigt sind auch Azubis und Minijobber (hier keine Anrechnung auf Minijobgrenze).

Keine steuer- und beitragsfreie Inflationsausgleichsprämie lässt sich an freie Mitarbeiter, selbstständig tätige Handelsvertreter sowie Arbeitnehmer verbundener Unternehmen zahlen.

Die Inflationsausgleichsprämie kann auch Arbeitnehmern gewährt werden, deren Arbeitsverhältnis z. B. infolge von Kurzarbeit, Bezug von Krankengeld oder Elternzeit (mit Bezug von Elterngeld) ruht.

Soll ein angestellter Geschäftsführer die Inflationsausgleichsprämie erhalten, ist zu unterscheiden. Ist der Geschäftsführer nicht Gesellschafter, ist eine steuer- und beitragsfreie Zahlung möglich.

Sollte der Geschäftsführer zugleich auch Gesellschafter (= Gesellschafter-Geschäftsführer) sein, so kommt es auf die Rechtsform der Gesellschaft an. Handelt es sich um

• eine Personengesellschaft (z. B. GbR, OHG, KG, GmbH & Co. KG), kann dem Gesellschafter- Geschäftsführer keine steuerfreie Inflationsausgleichsprämie zugewandt werden, da dann gewerbliche Einkünfte vorliegen (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 Hs. 2 EStG).
• um eine Kapitalgesellschaft (z. B. UG, GmbH, AG), ist für den Gesellschafter-Geschäftsführer eine steuer-und beitragsfreie Zahlung möglich. Allerdings sind dann die Grundsätze des Fremdvergleichs zu beachten, damit sich keine verdeckte Gewinnausschüttung ergibt.

Wichtig | Der Fremdvergleich ist ferner zu beachten, wenn bei einer Kapitalgesellschaft auch der Ehepartner oder Kinder des Gesellschafters beschäftigt werden und diese eine Inflationsausgleichsprämie erhalten sollen. Es empfiehlt sich, diesen Personen nicht eine höhere Prämie als „normalen“ Arbeitnehmern zukommen zu lassen.

2. Auszahlung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zahlungen können als Inflationsausgleichsprämie begünstigt sein. Damit ist die Steuerbefreiung insbesondere bei einem Gehaltsverzicht oder bei einer Gehaltsumwandlung ausgeschlossen. Die Zahlung muss „on top“ geleistet werden. Wann die Zahlung diese Voraussetzung erfüllt, definiert § 8 Abs. 4 EStG.

Beispiele für Inflationsausgleichsprämie:

Schädliche Beispiele

Der Arbeitnehmer verzichtet:

a) auf ein bereits zugesagtes oder vereinbartes Urlaubsgeld,
b) auf eine bereits zugesagte oder vereinbarte Gehaltserhöhung,
c) auf einen Teil seines vereinbarten Grundgehalts,
d) auf die Auszahlung von Überstunden oder ähnlichem,
e) auf eine zugesagte oder vereinbarte Prämie bzw. Gewinnbeteiligung

und erhält stattdessen eine entsprechende Inflationsausgleichsprämie.

Unschädliche Beispiele

a) Der Arbeitnehmer erhält eine Inflationsausgleichsprämie zusätzlich zu seinem Gehalt, ohne dass dafür im Gegenzug andere Zahlungen oder Ansprüche gegen den Arbeitgeber entfallen.
b) Ein bisher freiwillig vom Arbeitgeber gezahltes Urlaubs- oder Weihnachtsgeld wurde für 2022, 2023 oder 2024 den Arbeitnehmern noch nicht zugesagt und nun in eine Inflationsausgleichsprämie umgewandelt (Achtung: betriebliche Übung und Arbeitsverträge beachten!)

Wichtig | Da die Inflationsausgleichsprämie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden muss, steht es grundsätzlich jedem Arbeitgeber frei, ob, und wenn ja, in welcher Höher er eine Zahlung vornimmt. Es besteht kein Anspruch der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber.‍

3. Auszahlung bis zum 31.12.2024

Die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie hat bis zum 31.12.2024 zu erfolgen.

Sie können als Arbeitgeber frei bestimmen, ob, wann und in welcher Form sie die Zahlungen leisten. Sie können die 3.000 Euro in einem Betrag oder ratierlich in der Zeit zwischen dem 26.10.2022 und dem 31.12.2024 leisten. Sie können sich auch gegen eine Auszahlung entscheiden. ‍

4. Auszahlung zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise

Die Steuerbefreiung ist dafür gedacht, die infolge der anhaltend hohen Inflation stark belasteten Arbeitnehmer zu unterstützen. Deshalb muss zwischen der Zahlung und den gestiegenen Verbraucherpreisen eine Verbindung bestehen. Es soll bereits genügen, wenn der Arbeitgeber bei der Gewährung der Prämie für den begünstigten Arbeitnehmer deutlich macht, dass diese im Zusammenhang mit den Preissteigerungen steht. Dazu wird die Inflationsausgleichsprämie als solche in der Lohnabrechnung gekennzeichnet.

Zusätzlich sollte aus Nachweisgründen eine Erklärung vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet werden, die die Zahlung der Inflationsprämie ausdrücklich unter den Freiwilligkeitsvorbehalt stellt.

Eine Musterformulierung haben wir diesem Newsletter beigefügt.

5. Auszahlung als Zuschuss oder Sachbezug

Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, zu entscheiden, ob und in welcher Form er eine Inflationsausgleichsprämie gewährt. Er kann diese klassischerweise als Zuschuss auszahlen und dem Arbeitnehmer daher im Rahmen der Lohn- oder Gehaltsabrechnung eine entsprechend höhere Vergütung gewähren. Ebenso kann er sich für eine Sachleistung entscheiden und dem Arbeitnehmer bspw. Gutscheine oder eine andere Sache zuwenden.

Beispiele:

• Ein Arbeitgeber unterstützt seine Arbeitnehmer bis zum 31.12.2024 laufend und entscheidet sich dafür, diesen von Januar 2023 bis Dezember 2024 monatlich eine steuer- und beitragsfreie „Finanzspritze“ von 125 Euro „on top“ zum normalen Lohn zu zahlen (24 Monate x 125 Euro = 3.000 Euro Höchstbetrag).
• Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2024 zum Inflationsausgleich monatlich einen steuer- und beitragsfreien Tankgutschein von je 100 Euro (24 Monate x 100 Euro = 2.400 Euro). Die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) spielt keine Rolle.

6. Auszahlung bis zum Höchstbetrag von 3.000 Euro

Für die Inflationsausgleichsprämie gilt ein Höchstbetrag von 3.000 Euro je Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch einen niedrigeren oder höheren Betrag zuwenden. Entscheidet sich der Arbeitgeber für einen höheren Betrag, unterliegt allerdings der den Freibetrag von 3.000 Euro übersteigende Teil als Arbeitslohn der Besteuerung und den Sozialabgaben.

Wichtig | Der Arbeitgeber trägt die Kosten der Inflationsausgleichsprämie vollkommen alleine. Ihm verbleibt lediglich der Abzug als Betriebsausgabe.

Der Höchstbetrag stellt auf das Arbeitsverhältnis ab. Aus dem Grund können Arbeitnehmer mit mehreren Arbeitgebern mehrfach profitieren. Ein Arbeitnehmer mit einem Haupt- und Nebenjob kann damit bis zu 6.000 Euro steuer- und beitragsfrei erhalten (3.000 Euro vom Arbeitgeber des Hauptjobs und 3.000 Euro vom Arbeitgeber des Nebenjobs). Gleichermaßen können Arbeitnehmer mehrfach profitieren, wenn sie bis zum 31.12.2024 ihren Arbeitgeber wechseln.

7. Aufzeichnungen im Lohnkonto

Die steuerfreien Leistungen infolge der Inflationsausgleichsprämie sind im Lohnkonto der jeweiligen Arbeitnehmer aufzuzeichnen (§ 41 Abs. 1 S. 3 EStG). Damit wird sichergestellt, dass die Zahlung für den Lohnsteueraußenprüfer als solche erkennbar ist und die zugrunde liegende Vereinbarung bei Bedarf geprüft werden kann.

Die Zahlung muss nicht auf der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden. Ferner muss der Arbeitnehmer sie nicht in seiner Steuererklärung angeben, sie unterliegt auch nicht dem Progressionsvorbehalt.

Vergleich Sonderzahlung ‒ Inflationsausgleichsprämie

Die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie bietet immense Vorteile. Der Arbeitnehmer freut sich über ein steuer- und beitragsfreies Gehaltsextra, das zu 100 Prozent bei ihm ankommt. Der Arbeitgeber kann seine Arbeitnehmer effektiv und vergünstigt motivieren und unterstützen. Denn das, was er aufwendet, kommt zu 100 Prozent beim Arbeitnehmer an, und er ist nicht mit zusätzlichen Sozialabgaben belastet. Zudem ist die Zahlung als Betriebsausgabe abzugsfähig. Der Vorteil der Inflationsausgleichsprämie zeigt sich eindrucksvoll in einem Belastungsvergleich.
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Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Ihr Sichtwerk-Lohnteam

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(der Inhalt dieses Newsletters dient nur der allgemeinen Information und kann natürlich kein Beratungsgespräch ersetzen. Er stellt keine steuerliche Beratung juristischer oder anderer Art dar und soll auch nicht als solche verwendet werden. Wir übernehmen insbesondere keine Haftung für Handlungen, die auf Grundlage dieser Angaben unternommen werden.)