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20. Januar 2020 – Sichtwerk

Steuertipps aus der Praxis #7: Verfahrensdokumentation

Bei Betriebsprüfungen ist die Vorlage einer Verfahrensdokumentation (VFD) seit kurzem verpflichtend. Sie bildet das Herzstück der sog. „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“.

Verfahrensdokumentation

Durch die Vorlage einer VFD will sich der Betriebsprüfer in kurzer Zeit einen Überblick über das zu prüfende Unternehmen, die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie die Wege der steuerrelevanten Daten verschaffen.Haben Sie Fragen zu diesem oder einem anderen Steuerthema? Unsere Steuerberater in Rosenheim, Prien und München unterstützen Sie gerne!

VERFAHRENSDOKUMENTATION – KÜNFTIG FÜR JEDES UNTERNEHMEN EIN „MUST HAVE“

Hintergrund ist die zunehmende Digitalisierung und die Komplexität der IT-Systeme.Auch für das Unternehmen selbst hat die VFD eine hohe Bedeutung. Sie bildet die Grundlage für die Sicherstellung sowie vollständige und zeitgerechte Erfüllung aller steuerlichen Pflichten.

Bei der Erstellung einer VFD werden zudem zwangsweise alle Abläufe im Unternehmen beleuchtet, dies kann zur Optimierung der Prozesse genutzt werden.

Sofern eine fehlende VFD bei einer Betriebsprüfung Grund für eine mangelnde Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit darstellt, stellt dies einen formellen Mangel der Buchführung dar. Dieser Mangel kann zur Verwerfung der Buchführung und damit zu pauschalen Hinzuschätzungen führen.

Daraus können sich unkalkulierbare steuerliche Risiken für das Unternehmen ergeben. Dies gilt es durch eine aktuelle ordnungsgemäße VFD zu vermeiden.Die VFD muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Die konkrete Ausgestaltung ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten EDV-Systems.

Die Beschreibung des internen Kontrollsystems und der Vorgehensweise zur Datensicherung sind wesentlicher Bestandteil. Die VFD muss versioniert werden und eine nachvollziehbare Änderungshistorie enthalten.

Wollen Sie künftig Papierbelege Ihrer Buchhaltung komplett vernichten und auf eine beleglose Buchhaltung umstellen, ist eine VFD wesentliche Grundvoraussetzung.

BEISPIELHAFTER AUFBAU EINER VFD

Allgemeine Beschreibung

• Allgemeine Angaben zum Unternehmen

• Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse

• Verfahren und Maßnahmen für die Belegablage

• Nachweis der Mitarbeiterqualifikation

Anwenderdokumentation

• Prozessdokumentation

• Organisationsanweisungen zu den einzelnen Geschäftsprozessen

• Handbücher und Schulungsunterlagen

• Beschreibung unternehmensspezifischer Anpassungen

• Beschreibung der vom Anwender vorzunehmenden Kontrollen

Technische Systemdokumentation

• eingesetzte Hard- und Software

• Standorte des IT-Systems

• IT-Anwendungen und Schnittstellen

• Beschreibung der Daten- und Dokumenten- bestände einschließlich Aufbewahrungsregeln und –fristen sowie Datensatzbeschreibung, Dokumentenmanagementkonzept

• Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept

• Dokumenten- und Mailarchivierung

• Prozessauslagerungen

• Verwendetes E-Mail-Programm

• Datenzugriff durch Betriebsprüfer

• Betriebsdokumentation

• Beschreibung des Datenflusses und der Schnittstellen

• Erläuterungen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit

• Auflistung und Beschreibung der erzeugten Protokolle

• Datensicherungsmaßnahmen und Notfallszenarien

Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation werden wir Sie auf Wunsch professionell begleiten. Dieses Thema wird wesentlicher Inhalt unserer nächsten Bilanzbesprechungen sein.